E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer: Das gilt für Sie

Kurzfassung: Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft davon befreit, selbst E-Rechnungen auszustellen – Papier oder einfaches PDF bleibt für Sie erlaubt. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen aber wie jedes Unternehmen. Und in der Praxis verlangen immer mehr Geschäftskunden trotzdem eine E-Rechnung – dafür gibt es einen einfachen Weg ohne Softwarewechsel.

Was das Gesetz für Kleinunternehmer vorsieht

Mit der E-Rechnungspflicht im B2B-Geschäft (alle Fristen im Überblick) hat der Gesetzgeber Kleinunternehmer ausdrücklich entlastet: Wer die Kleinunternehmerregelung des § 19 UStG nutzt, muss auch nach 2028 keine E-Rechnungen ausstellen. Diese Befreiung kam mit dem Jahressteuergesetz 2024 und gilt dauerhaft – nicht nur als Übergangsfrist.

Zwei Pflichten bleiben trotzdem:

• Empfangen: Seit dem 1.1.2025 muss jedes Unternehmen – auch Kleinunternehmer – E-Rechnungen empfangen und archivieren können. Ein E-Mail-Postfach genügt; die Dateien müssen unverändert aufbewahrt werden (GoBD, in der Regel 8 Jahre für Rechnungen).
• Lesbar machen: Eine XRechnung ist reines XML. Zum Prüfen eingehender E-Rechnungen brauchen Sie einen Viewer – viele Buchhaltungstools und kostenlose Anzeigeprogramme können das.

Wenn der Geschäftskunde trotzdem eine E-Rechnung verlangt

Die Befreiung ist ein Recht, keine Fessel: Sie dürfen jederzeit freiwillig E-Rechnungen ausstellen. Und genau das wird zunehmend relevant, denn viele größere Unternehmen stellen ihre Eingangsbuchhaltung komplett auf strukturierte Rechnungen um und bitten auch kleine Lieferanten darum – manche Einkaufsabteilungen akzeptieren perspektivisch nichts anderes mehr. Auch öffentliche Auftraggeber verlangen ohnehin eine XRechnung mit Leitweg-ID.

Dafür brauchen Sie keine neue Software: Schreiben Sie Ihre Rechnung wie gewohnt (Word, Excel, Vorlage → PDF) und wandeln Sie das PDF in eine E-Rechnung um – die Rechnung bleibt optisch identisch, bekommt aber das eingebettete XML nach EN 16931, das die Buchhaltung Ihres Kunden verarbeitet.

Worauf Kleinunternehmer bei der E-Rechnung achten müssen

• Kein USt-Ausweis: Als Kleinunternehmer weisen Sie keine Umsatzsteuer aus (0 %). In der E-Rechnung muss dafür der richtige Befreiungsgrund stehen – „Kleinunternehmerregelung § 19 UStG". In unserem Prüfformular wählen Sie das einfach als Steuerbefreiung aus; die KI erkennt den Hinweis meist schon aus Ihrem PDF.
• Steuernummer oder USt-IdNr.: Pflichtangabe auf jeder Rechnung – auch ohne USt-Ausweis.
• Kleinbetragsrechnungen: Bis 250 € brutto braucht es nie eine E-Rechnung – das gilt für alle Unternehmen.

Lohnt sich für Kleinunternehmer eine eigene E-Rechnungs-Software?

Bei wenigen Ausgangsrechnungen im Monat meist nicht – Abo-Kosten und Einarbeitung stehen in keinem Verhältnis. Die pragmatische Lösung: gewohnte Rechnungsvorlage behalten und nur die Rechnungen konvertieren, bei denen der Empfänger eine E-Rechnung verlangt. Ohne Abo, pro Rechnung abgerechnet, mit Validierung vor dem Download.

Stand: Juli 2026. Redaktionelle Zusammenfassung, keine steuerliche Beratung – Details klärt Ihr Steuerberater.