E-Rechnungen empfangen und archivieren: Das müssen Sie seit 2025 können

Kurzfassung: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes deutsche Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – unabhängig von Größe oder Rechtsform, auch Kleinunternehmer und Vermieter mit Umsatzsteuer-Bezug. Die gute Nachricht: Ein E-Mail-Postfach genügt. Die Pflicht mit Substanz ist die Archivierung: 8 Jahre, unverändert, mit dem XML als Original.

Empfangen: weniger Aufwand als gedacht

Für die Empfangspflicht brauchen Sie keine spezielle Software und kein Portal – eine E-Mail-Adresse, an die Lieferanten Rechnungen schicken können, erfüllt die Anforderung. Sie dürfen eine E-Rechnung auch nicht mehr ablehnen und stattdessen Papier verlangen: Schickt Ihnen ein Lieferant eine ZUGFeRD- oder XRechnung, gilt sie als zugestellt. Praktisch bewährt sich ein eigenes Postfach wie rechnung@ihre-firma.de – dann liegt alles an einem Ort und nichts geht im Alltagspostfach unter.

Zum Lesen einer XML-Rechnung brauchen Sie einen Viewer oder Ihre Buchhaltungssoftware – die Möglichkeiten haben wir hier zusammengestellt. Ob eine empfangene Datei überhaupt eine gültige E-Rechnung ist, prüfen Sie kostenlos mit unserem Validator.

Archivieren: die eigentliche Pflicht

Für elektronische Rechnungen gelten die GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung). Die Kernregeln:

• 8 Jahre Aufbewahrung: Die Frist für Buchungsbelege – und dazu zählen Rechnungen – beträgt seit 2025 acht Jahre (vorher zehn).
• Das XML ist das Original: Bei einer XRechnung müssen Sie die XML-Datei selbst aufbewahren, bei ZUGFeRD das komplette Hybrid-PDF. Ein Ausdruck oder ein „normales" PDF-Duplikat ersetzt das Original nicht.
• Unveränderbar und auffindbar: Die Datei muss so abgelegt sein, dass nachträgliche Änderungen ausgeschlossen bzw. nachvollziehbar sind und ein Prüfer sie maschinell auswerten kann.
• E-Mail löschen erlaubt, Anhang nicht: Die Mail selbst ist nur der Umschlag – enthält sie keine weiteren buchführungsrelevanten Angaben, genügt es, die Rechnungsdatei zu archivieren.

Pragmatische Lösungen nach Unternehmensgröße

Wichtig ist weniger welches Werkzeug Sie nutzen, sondern dass der Prozess konsequent gelebt wird: ein Eingangsweg, eine Ablage, keine Rechnungen in privaten Postfächern.

Häufige Fehler

• XML-Anhang löschen und nur den Ausdruck abheften – damit fehlt das Original.
• Rechnungen im E-Mail-Postfach „archivieren" – Postfächer sind weder unveränderbar noch verlässlich durchsuchbar für 8 Jahre.
• Empfang verweigern und Papier verlangen – seit 2025 nicht mehr zulässig, die Fristen im Überblick.

Stand: Juli 2026. Redaktionelle Zusammenfassung, keine steuerliche Beratung – Details zur revisionssicheren Ablage klärt Ihr Steuerberater.