E-Rechnungspflicht: Diese Fristen gelten 2025–2028

Kurzfassung: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes deutsche Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Beim Ausstellen gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 sind Papier- und PDF-Rechnungen (mit Zustimmung des Empfängers) noch erlaubt, ab 2027 bzw. 2028 wird die E-Rechnung im B2B-Geschäft zur Pflicht.

Die Fristen im Überblick

Ab wann	Was gilt
1.1.2025	Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und archivieren können. Eine einfache E-Mail-Adresse genügt dafür.
bis 31.12.2026	Übergangsfrist fürs Ausstellen: Papierrechnungen sind erlaubt, sonstige Formate wie einfache PDFs nur mit Zustimmung des Empfängers.
1.1.2027	Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen im B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen.
1.1.2028	Die Pflicht gilt für alle Unternehmen im B2B-Geschäft – unabhängig vom Umsatz.

Was zählt überhaupt als E-Rechnung?

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931 – also maschinenlesbares XML. Ein normales PDF, ein Scan oder ein Word-Dokument erfüllen die Anforderung nicht, auch wenn sie elektronisch verschickt werden. Anerkannt sind in Deutschland vor allem zwei Formate: ZUGFeRD und XRechnung. ZUGFeRD ist dabei besonders praktisch, weil es ein gewohntes PDF bleibt, in das die XML-Daten unsichtbar eingebettet sind.

Wichtige Ausnahmen

Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto sind von der Pflicht ausgenommen.
Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind nicht betroffen – die Pflicht gilt nur zwischen inländischen Unternehmen.
Kleinunternehmer (§ 19 UStG) müssen selbst keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können.
Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Leistungen bleiben ebenfalls ausgenommen.

Für öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder, Kommunen) gilt die E-Rechnungspflicht übrigens schon länger – hier wird in der Regel eine XRechnung mit Leitweg-ID verlangt.

Was passiert, wenn ich zu spät umstelle?

Eine Rechnung im falschen Format gilt umsatzsteuerlich als nicht ordnungsgemäß ausgestellt. Das kann den Vorsteuerabzug Ihres Kunden gefährden – in der Praxis heißt das: Geschäftskunden werden falsche Formate zunehmend zurückweisen und eine E-Rechnung nachfordern. Wer B2B fakturiert, sollte die Umstellung deshalb nicht auf den Stichtag verschieben.

Was Sie jetzt konkret tun sollten

Empfang sicherstellen: Ein E-Mail-Postfach für Rechnungen genügt; die Dateien müssen revisionssicher archiviert werden (GoBD).
Ausstellung planen: Prüfen Sie, ob Ihre Fakturierungssoftware ZUGFeRD/XRechnung erzeugen kann.
Übergang überbrücken: Solange Ihr System noch keine E-Rechnungen erzeugt, können Sie bestehende PDF-Rechnungen einzeln in gültige E-Rechnungen umwandeln – ohne Softwarewechsel.

Stand: Juli 2026. Dieser Beitrag ist eine redaktionelle Zusammenfassung und ersetzt keine steuerliche Beratung. Verbindliche Details: FAQ des Bundesfinanzministeriums.